Quem nunca ouviu a frase “Se quer bem feito, faça você mesmo”?
Muitas vezes o problema não está na capacidade do funcionário em executar, de forma satisfatória, a tarefa passada por você. O que pode estar acontecendo é uma falta de orientação correta ou uma explicação clara do que você quer com aquele job.
Donna Genett deixa bem claro no seu livro “If you want it done right, you don’t have to do it yourself” qual o caminho você deve seguir para obter um bom resultado quando repassar um trabalho para alguém:
1. Prepare-se previamente.
2. Defina claramente a tarefa a ser realizada. Seja específico. Peça a pessoa a quem está delegando para repetir as informações para você, a fim de assegurar que ela compreendeu tudo.
3. Estabeleça claramente o prazo de execução da tarefa.
4. Defina o grau de autonomia que deve ser atribuído a quem realizará a tarefa:
- Nível um: Autonomia para recomendar.
Permite ao funcionário pesquisar planos de ação e propor a melhor alternativa.
- Nível dois: Autonomia para informar sobre a ação e colocá-la em prática.
Permite ao funcionário pesquisar e escolher o melhor caminho; reportar o porquê da escolha e começar a agir.
- Nível três: Autonomia para agir.
Confere ao funcionário autonomia plena para agir com respeito à tarefa ou ao projeto.
5. Determine pontos de verificação quando for se reunir com pessoas a quem as tarefas foram delegadas, para acompanhar o progresso do trabalho e, se preciso oferecer orientação ao funcionário. Planeje-os inicialmente com freqüência e torne-os mais espacejados ao notar que a tarefa está sendo executada sem problemas.
6. Faça com o funcionário uma recapitulação completa do trabalho para discutir o que transcorreu bem, o que pode ser aprimorado e o que foi aprendido.
Com isso, antes de reclamar com seu funcionário sobre uma tarefa mal realizada, procure observar se o problema não está na sua forma de passá-lo.
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